09/11/2016
Créer une équipe à distance

Christine Coursières, pour le N° 96 des Cahiers de l’animation


L’ordinateur et internet ont changé l’approche de la préparation du séjour, du recrutement à l’élaboration du projet pédagogique. Le choix d’un logiciel de travail collaboratif peut être une option pour commencer à partager avant de se rencontrer.

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Je peux dire que j’étais plutôt une adepte des préparations de colo avec un week-end au mois de juin pour faire connaissance, amorcer le projet, jouer, se former et surtout découvrir les lieux où nous allions opérer pendant le séjour. Et puis j’ai déménagé. Passant de Francilienne à Périgourdine, il a bien fallu que je me rende à l’évidence, la préparation du séjour s’annonçait quelque peu différente. Le recrutement serait pour moi moins facile et la possibilité de rencontre plus réduite. Skype est devenu mon outil pour m’entretenir avec les animateurs et animatrices candidat.e.s malgré ma réticence à son utilisation pour une embauche. Une fois le personnel recruté, il fallait passer à la préparation, pouvoir échanger en amont avec l’équipe, porter un projet collectivement, impulser débats et discussions... avec les mêmes difficultés de communication liées à l’éloignement que pour le recrutement.

CHOIX D’UN LOGICIEL COLLABORATIF

J’ai cherché un peu partout sur la toile un outil qui voudrait bien accueillir des discussions, un forum sur lequel on pourrait aussi partager de la documentation diverse et variée. Je suis rapidement allée faire un tour sur framasoft.org, réseau promouvant les logiciels libres. Plusieurs y ont été développés pour accompagner des projets collectifs. J’ai choisi framateam, logiciel de communication collaborative, sous format de tchat. Il permet de constituer une team que l’administrateur. trice crée via des invitations envoyées par mail. Chaque membre ouvre un compte pour interagir sur le support. Des « canaux » permettent de créer autant de sujets de discussion que l’on souhaite. Celui qui est ouvert automatiquement et nous accueille s’appelle « centre-ville » et répertorie des informations principales ou oriente utilisateurs et utilisatrices. Le projet se voulant le plus collaboratif possible, il fallait partir des envies de chacun.e sans oublier l’origine du projet. J’étais l’investigatrice du projet, puisque directrice, avec des envies et des nonnégociables. Le recrutement de l’équipe s’était construit autour de ces non-négociables. Nous avons fait le choix, en équipe de direction, de partir de ceux-ci, de les expliciter davantage et de poser des questions sur les différents sujets que nous pensions devoir débattre en équipe : l’activité, l’hygiène, la sécurité, le cadre, les aménagements, les repas, lever et coucher, relation adulte, relation famille et temps calme. Pour chacune de ces thématiques, nous avons fait une introduction avec notre positionnement, nos valeurs, suivies de questions que nous pouvions nous poser pour tendre vers un consensus, vers un fonctionnement.
J’ai créé également une dropbox (sur dropbox.com) que j’ai partagée avec l’ensemble de l’équipe pour compiler les documents dont nous aurions besoin : les photos du centre de vacances, un film le présentant, les plans de la structure, de la documentation sur l’environnement.

UNE BONNE PARTICIPATION ET QUELQUES QUESTIONS

L’ensemble de l’équipe a bien participé. Nous avons eu au moins un échange par jour durant un mois. Nous avons renforcé la participation en partageant l’administration du site et en envoyant un mail par semaine mentionnant les principaux travaux en cours sur notre site partagé. Le logiciel framateam mérite une prise en main et idéalement une petite formation. Il implique quelques bases d’utilisation d’outils informatiques et surtout avoir envie ! Malgré le tutoriel que j’ai fait pour accompagner l’équipe dans les premiers pas avec l’outil, il a été difficile pour certain.e.s de s’impliquer dans les discussions  : comprendre les codes d’un forum, interpeller une personne, mettre à jour son profil... L’ensemble de l’équipe n’avait pas le même niveau en informatique et les débats ont été tenus par les membres qui étaient les plus aguerris. Tout le monde a participé aux discussions et l’outil a enthousiasmé l’équipe, peut-être même trop... On veut donner la meilleure image de nous-mêmes devant ces personnes qui ne nous connaissent pas. Lorsque le temps de préparation, en amont du séjour, est arrivé, nous nous sommes appuyé.e.s sur les nombreux écrits qui avaient été produits pour construire le projet pédagogique. Nous sommes arrivé.e.s avec de la documentation en lien avec nos discussions, nous y avions réfléchi. Lorsque nous nous sommes rencontré.e.s pour la première fois, non plus virtuellement mais physiquement, nous n’étions pas des inconnu.e.s. Nous avions déjà partagé des moments d’accords ou de désaccords.

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Christine Coursières




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